Lorsque l’on organise un séminaire, il est important de bien s’y prendre afin de rendre l’événement le plus agréable et réussi possible. Découvrez ces quelques conseils pour organiser votre séminaire de façon optimale.
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Contents
- 1 Définir l’objectif et le format
- 2 Choisissez la bonne date et le bon lieu pour votre séminaire
- 3 Établissez votre budget
- 4 Constituez une équipe et répartissez les tâches
- 5 Connaissez vos intervenants
- 6 Marketing de votre séminaire
- 7 Effectuez une dernière vérification un jour avant l’événement
- 8 Demandez un retour d’information
Définir l’objectif et le format
En tant qu’organisateur du séminaire, il est essentiel de définir l’objectif de votre événement. La première étape de l’organisation d’un séminaire consiste à mettre en forme la présentation, étape par étape :
Le concept
La durée
La répartition des rôles au sein de l’équipe
L’aménagement de la salle
La restauration et la sonorisation
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Choisissez la bonne date et le bon lieu pour votre séminaire
Le choix d’une date peut s’avérer une tâche difficile, voici quelques éléments à prendre en compte avant de prendre une décision : assurez-vous que la date que vous choisissez ne coïncide pas avec des festivals ou des événements majeurs, car il sera difficile pour les participants de se déplacer pendant cette période.
Choisissez un lieu où les gens peuvent facilement se rendre et, si possible, une ville avec un accès facile aux transports et autres commodités. Vous pouvez aussi faire appel à une agence de voyage pour entreprise afin de planifier un séminaire original dans un lieu plus atypique tout en profitant d’une expertise extérieure pour l’organisation. Néanmoins, ne programmez jamais votre séminaire pendant les vacances d’été ou d’hiver. Les gens préfèrent passer ce temps avec leur famille plutôt que dans un séminaire.
Essayez de maintenir votre événement en fin de semaine afin que les gens n’aient pas besoin de prendre un congé spécial pour y assister.
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Établissez votre budget
Le budget est crucial dans la planification d’un séminaire. Il vous aide à déterminer le montant que vous souhaitez facturer pour votre séminaire. Il faut prendre en considération plusieurs éléments, tels que :
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- Lieu
- Hébergement
- Transport
- Traiteur
- Honoraires des intervenants
- Activités
- Marketing
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Constituez une équipe et répartissez les tâches
Formez une grande équipe qui vous aidera à assumer toutes vos autres responsabilités. Répartissez les responsabilités par domaine. Quelqu’un est chargé de la zone d’inscription au séminaire, quelqu’un d’autre de l’accueil des intervenants, quelqu’un d’autre du matériel, de la restauration, de la communication avec la presse, etc. Chaque personne doit avoir son propre secteur, sur lequel elle doit avoir autorité pendant toute la durée du séminaire. Fournissez un document avec les tâches assignées à chaque membre de l’équipe afin que chacun sache à qui s’adresser pour toute question spécifique.
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Connaissez vos intervenants
Les intervenants jouent un rôle de catalyseur dans votre séminaire, en attirant un grand nombre de participants. Veillez à engager un orateur professionnel. Une personne connue et respectée dans son domaine donnera un coup de fouet à votre séminaire et attirera davantage de participants.
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Marketing de votre séminaire
Ne négligez pas la promotion de votre séminaire. Votre stratégie de marketing est déterminée par le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget. Lors de la sélection des partenaires médias, donnez la priorité à ceux qui cibleront votre public. Il est préférable d’avoir un petit nombre d’associés ciblés. Il est également essentiel de créer un seul message clé qui sera diffusé sur tous les canaux.
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Effectuez une dernière vérification un jour avant l’événement
Assurez-vous que vous avez informé les membres de la manière de se rendre sur place, que vous avez invité toutes les personnes importantes et que vous avez préparées les ressources imprimées, le contenu audio et vidéo. Vérifiez que chacun comprend ses tâches et responsabilités et que l’espace est bien organisé.
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Demandez un retour d’information
Demandez aux participants de remplir un formulaire de retour imprimé à la fin de l’événement ou un formulaire en ligne lorsqu’ils rentrent chez eux. Demandez-leur d’évaluer divers aspects du séminaire, tels que la logistique, les intervenants, les lieux et le travail des organisateurs. Ces informations vous aideront à éviter les erreurs à l’avenir et à améliorer la qualité globale de vos prochains séminaires.
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