La plupart des personnes qui sont chargées de gérer une trésorerie sont d’accord pour dire que l’argent est le nerf de la guerre. Même si vous faites partie d’une association d’enfants de chœur, vous pouvez avoir de gros problèmes si vous vous amusez avec l’argent de cette association. C’est la raison pour laquelle la plupart des personnes fuient la responsabilité de la gestion de la trésorerie de leur association.
Pour bien gérer la trésorerie d’une association, vous devez être rigoureux et honnête. Pour éviter des mauvaises surprises comme des fonds perdus, vous devez appliquer quelques recommandations, parmi lesquelles :
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Suivre rigoureusement les entrées et sorties de la caisse de l’association
La caisse d’une association enregistre régulièrement des entrées. Il s’agit des cotisations des membres, et parfois des dons de la part des personnes ou organismes extérieurs. La caisse de l’association peut aussi enregistrer des sorties. Ces sorties peuvent être des prêts accordés à un membre, ou un investissement que l’association souhaite réaliser. Pour arriver à suivre rigoureusement ces entrées et sorties, un logiciel de gestion des paiements d’une association peut s’avérer nécessaire.
Comme son nom l’indique, le logiciel de gestion des paiements d’une association est un outil numérique qui permet de gérer la trésorerie d’une association. Grâce à lui, vous pouvez communiquer rapidement et efficacement sur la collecte des cotisations auprès de votre association. Il vous permet de collecter rapidement les fonds, et de suivre les paiements en temps réel. C’est un outil recommandé à toute personne souhaitant gérer efficacement la trésorerie de son association.
Inciter les membres à s’acquitter de leur cotisation au moment opportun
Dans une association, il y a parfois des membres à qui il faut mettre la pression pour qu’ils s’acquittent de leur cotisation. Tous ceux qui ont déjà eu à gérer la trésorerie d’une association le savent. Dans certains cas, inciter les membres à payer au moment opportun est difficile. Il y en a qui font l’effort de ne pas être joignable, pour venir présenter comme excuse qu’ils avaient oublié la date du jour du paiement. D’autres essayent de trouver des excuses pour obtenir un moratoire afin de payer plus tard.
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Lorsque de tels phénomènes se produisent, le trésorier finit par oublier qu’il y a des membres qui n’ont pas cotisé. Cet oubli arrive généralement si l’association compte beaucoup de membres. Pour éviter cela, le logiciel de gestion des paiements possède une fonctionnalité qui vous permet de relancer votre communauté pour les paiements manquants. Il suffit de sélectionner les adhérents qui n’ont pas payé, et leur envoyer un mail de rappel. L’outil vous permet de suivre les paiements en temps réel. Par conséquent, il vous affiche donc les membres qui ont déjà payé, et ceux qui ne l’ont pas encore fait.
Éviter de mélanger les fonds de l’association avec d’autres fonds
S’il y a une erreur que la plupart des trésoriers amateurs commettent, c’est de mélanger les fonds de l’association avec d’autres fonds. C’est une erreur qu’il ne faut absolument pas commettre. En le faisant, vous prenez le risque de perdre les fonds de l’association. Le montant en caisse ne correspond pas au montant de la comptabilité. Le jour du contrôle de la trésorerie, les membres de l’association peuvent vous accuser d’avoir détourné les fonds.
Ainsi, les fonds de l’association doivent être conservés dans un compte appelé trésorerie. Ce compte peut être un compte bancaire, ou une caisse spéciale. Pour plus de sécurité et de traçabilité, il est recommandé de conserver les fonds à la banque. Il peut s’agir d’une banque physique, ou d’une banque en ligne.
Vérifier régulièrement l’état de la trésorerie de l’association
Il s’agit ici de vérifier régulièrement si les fonds disponibles dans le compte de l’association correspondent aux fonds de la comptabilité. S’il n’y a pas correspondance, cela signifie qu’il y a eu erreur quelque part. Dans ce cas, vous devez très vite déceler l’erreur.
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Lorsque l’association réalise des sorties, vous devez noter cela, et soustraire le montant de la sortie sur le compte principal. Lorsque l’association réalise des entrées, vous devez noter, et additionner le montant des entrées au montant du compte principal. Toutes ces opérations se font sur des documents appelés documents comptables. Sachez qu’il peut avoir un membre qui fait la comptabilité de l’association en secret, et attend un faux pas de votre part pour vous accuser.
Conclusion
Pour protéger votre réputation et éviter des problèmes, vous devez bien gérer la trésorerie de votre association. Cela nécessite un suivi rigoureux des entrées et sorties de l’association. Sur ce point, il est recommandé de s’équiper d’un logiciel de gestion des paiements d’une association.