Chaque année, les entreprises sont tenues de faire approuver leurs comptes annuels avant de les déposer au greffe et d’affecter le résultat. La procédure varie selon la forme juridique de la société. L’approbation des comptes est une obligation annuelle, à faire dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Découvrez dans ce guide comment faire approuver vos comptes annuels.
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Dépôt des comptes annuels : qui s’en occupe ?
Il appartient au représentant légal de la société ou à un mandataire de s’occuper du dépôt des comptes annuels. Pour autant, le recours à un expert-comptable n’est pas une obligation dans le cas où la comptabilité serait gérée par vous-même.
Les entreprises ont un délai de 2 mois suite à l’approbation pour réaliser le dépôt des comptes annuels par voie électronique. Lorsque le greffe reçoit les documents, il fera la publication d’une annonce au niveau du BODACC (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Dès lors, les comptes seront rendus publics et accessibles à toute personne souhaitant les consulter.
Que faire en cas d’erreur ?
Il est possible de procéder à des modifications (en fonction de la nature), s’il y a des erreurs au niveau des comptes annuels. S’il s’agit d’une erreur qui viole le droit comptable, alors la rectification est obligatoire et l’organe d’administration doit convoquer une assemblée générale spéciale. L’objectif sera de rendre les comptes conformes à la loi.
Il convient tout de même de souligner que la rectification de comptes annuels approuvés n’est en principe utile qu’aussi longtemps que ceux-ci n’ont pas encore constitué la situation d’ouverture des comptes annuels à venir. S’il y a entre-temps de nouveaux comptes annuels, alors rectifiez seulement la situation d’ouverture des derniers comptes qui ont été déposés.
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Si c’est une simple erreur matérielle, alors l’organe d’administration peut décider de convoquer l’assemblée générale. Il peut s’agir d’une omission de mention, d’une erreur dans le formulaire au moment du dépôt, d’une erreur d’arrondie, etc.
Qui va approuver les comptes annuels ?
Les comptes annuels sont approuvés ou désapprouvés par les associés lors de l’assemblée générale organisée dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice social. Avant celle-ci, il est impératif que le gérant mette à la disposition des participants l’inventaire, le rapport de gestion, les comptes annuels ainsi que tout document pouvant être nécessaire. Généralement, ces documents sont envoyés en même temps que la convocation à l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels.
Les associés reçoivent leur convocation au moins 15 jours avant le jour J. Il peut cependant arriver que les statuts de la société prévoient un délai plus long ou que celui-ci varie selon la forme juridique. Par exemple, le délai est plus court pour les SAS.
Lors de la rencontre, le dirigeant va soumettre son rapport et ce sera aux associés de décider. En ce sens, il peut y avoir plusieurs issues : l’approbation, la modification ou le rejet des comptes. De même, ils peuvent choisir d’affecter une partie des bénéfices aux réserves, de les distribuer par dividendes ou de les reporter à l’année qui suit.
Après l’approbation des comptes, ceux-ci devront être transmis au greffe en double exemplaire. Il faudra ajouter au dossier d’envoi le rapport de gestion, le rapport du commissaire aux comptes (s’il existe) et le PV d’approbation des comptes.