Toute entreprise doit à un moment donné gérer des factures. Malgré une bonne organisation ,les factures peuvent s’accumuler et ralentir votre activité. Ainsi, pour une bonne gestion de l’entreprise, il faut optimiser le traitement de ces documents. À l’ère du tout numérique, la dématérialisation apparait comme une solution efficace pour gérer sainement les factures.
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Les avantages d’un logiciel GED pour la gestion des factures de votre entreprise
La GED (Gestion Electronique des Documents) ou ECM (Enterprise Content Management) est un système de dématérialisation et d’archivage numérique de documents. Grâce à un logiciel de ce type que vous pouvez obtenir sur Amcconseil.fr, votre entreprise pourra mieux gérer ses factures clients et fournisseurs, et ainsi organiser plus efficacement son travail. Les avantages de cette solution numérique sont nombreux.
- une réduction des frais de l’entreprise (en adoptant un logiciel pour gérer vos factures, vous allez réduire sensiblement vos frais : vous éviterez d’avoir des coûts pour les impressions ou l’envoi de plis postaux),
- une augmentation de la productivité (vous ne perdez plus de temps à rechercher vos factures et aurez une facilité d’accès à toutes les informations dans un temps relativement court),
- une facilité de contrôle (celui-ci sera facilité en interne),
- une protection des données (vos informations seront sécurisées par un meilleur stockage, ce qui évitera une perte de documents),
- une centralisation des informations (toutes les informations relatives aux factures seront centralisées en un seul lieu, afin d’éviter la dispersion et le risque de perte de données).
La mise en place de votre GED par des professionnels
Comme tout outil numérique, le logiciel GED nécessite une mise en place spécifique.
Installation du GED
L’installation de ce logiciel nécessite l’intervention d’un professionnel qui doit connaître la politique interne de l’entreprise. De ce fait, il faut d’abord effectuer un test puis faire des ajustements selon :
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- la quantité et la nature des documents électroniques (factures, clients, fournisseurs, contrats),
- le stockage des documents (importations de fichiers ou numérisations de documents papier),
- le classement et l’indexation des fichiers,
- la gestion des documents (accès, modifications, suivi, archivage ou échanges entre utilisateurs).
Fonctionnement du GED
La GED fonctionne en quatre étapes. La première est l’acquisition des documents et des données. Elle se fait par la dématérialisation d’un document, que ce soit par numérisation ou par création d’un fichier numérique. De plus, vous pouvez ajouter des documents déjà existants. La seconde étape est le stockage et l’archivage du contenu dans le GED. Ce processus assure le stockage en ligne des fichiers selon leur contenu, leur volume ou leur durée de conservation. La troisième étape est la gestion des documents. Le logiciel permet un classement et l’indexation des fichiers pour faciliter la recherche des utilisateurs. Enfin, la dernière étape est la diffusion de données et le partage d’information. En effet, il est possible d’envoyer directement un mail via la plateforme.
Pour être performante, votre entreprise doit se doter d’outils à la pointe de la technologie. La dématérialisation des factures vous facilitera le travail pour le stockage comme pour l’archivage. Abandonnez le mode de facturation traditionnel et adoptez ce logiciel qui vous apportera une nouvelle façon de travailler de manière plus efficace.