La dématérialisation des factures peut s’avérer être incompréhensible, car elle possède des notions qu’il faut prendre en compte. Pour que vous puissiez mieux comprendre ce qu’est la dématérialisation des factures, nous allons vous présenter cette notion. Par la suite, vous devrez maîtriser les avantages qu’elle comporte.
Entre la réduction des coûts, le gain du temps, la gestion des documents, la traçabilité et le suivi du comptable, la réduction du risque d’erreur, etc. La dématérialisation des factures est une solution avantageuse et bénéfique pour votre entreprise. Vous comprendrez pourquoi cette technique est très utilisée dans les entreprises aujourd’hui.
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Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La Dématérialisation de facture est le procédé qui consiste à faire passer des documents physiques (papier) au support électronique. Ce qui ne gêne en rien les valeurs fiscales des factures. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont pour obligation de transmettre les factures aux entités publiques par voie électronique. Une réglementation qui auparavant ne s’appliquait qu’aux moyennes et grandes entreprises. Aujourd’hui en France ce n’est plus le cas, tout le monde est concerné.
Comment dématérialiser ses factures ?
Pour dématérialiser vos factures, deux options s’offrent à vous. Savoir comment dematerialiser ses factures consiste donc à maîtriser l’une de ces deux options. Vous pouvez soit utiliser la méthode de fichier PDF, soit la méthode d’échange de données informatisées (EDI). La dématérialisation en PDF présente de nombreux atouts parmi lesquels, la mise en œuvre rapide des factures. Toutefois, nous vous conseillons d’insérer votre signature ou votre empreinte sur vos documents ou factures pour préserver leur authentification et garantir leur sécurité.
Quant à la solution EDI, elle répond aux normes réglementaires prévues par le code général des impôts. Grâce à elle, vous pouvez adresser ou recevoir une facture dématérialisée. La dématérialisation des factures en EDI n’est pas réservée qu’aux moyennes et grandes entreprises. Les entreprises de toutes les tailles sont concernées.
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Les avantages de la dématérialisation des factures
Plusieurs avantages sont liés à la dématérialisation des factures. Du gain de temps, à la rapidité et l’efficacité du travail, il est plus que judicieux de vous y mettre. Cependant, il est important que l’équipe en charge de la gestion des factures fournisseurs soit exigeante, si vous souhaitez profiter des avantages de la dématérialisation des factures.
Une équipe se doit d’avoir un moral et une motivation au top dans le but de contribuer à l’efficacité et à la rapidité d’exécution des processus. Nous sommes à l’ère de la modernité où les emails, les validations et la dématérialisation des factures ont été mis sur pied pour faciliter le travail et la communication.
Technologies de RPA et intelligence artificielle : des atouts importants
Avec le temps, les entreprises s’étant déjà engagées dans le processus de dématérialisation des factures vont gravir les échelons de manière fulgurante. Grâce à l’assemblage intelligence artificielle et RPA qui facilite l’intégration dans les processus de métiers des informations non structurées et qui sont utilisées dans 52% des processus.
L’avantage que possèdent les solutions de technologies de RPA et d’intelligence artificielle est le fait de pouvoir automatiser le traitement des factures. Ceci, sans au préalable régler les paramètres. Elles permettent aussi la robotisation de la demande d’achat au paiement. Pour les utilisateurs, l’intégration des solutions de dématérialisation s’effectue de manière claire, dans les ERP et également pour les logiciels comptables.
Conclusion
Vous l’aurez compris, la dématérialisation des factures est un procédé moderne et très utile aux entreprises. Elle possède de nombreux atouts qui seront utiles à votre société. Pour mieux comprendre la dématérialisation des factures, il faut d’abord maîtriser cette notion, et savoir pourquoi cela est utile pour une entreprise qui se veut sérieuse et professionnelle. Ensuite, relever les atouts que comporte la dématérialisation des factures. Après avoir cerné ces différents points, il ne vous restera plus qu’à mettre en place la dématérialisation des factures pour votre entreprise.
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