Dematerialiser ses factures

Conseils pour dématérialiser vos factures

Il est pénible aujourd’hui pour une entreprise de devoir traiter manuellement les factures ou tout autre document. Pourtant avec la dématérialisation de factures, vos tâches sont plus aisées. Les factures électroniques permettent de gagner du temps sur le traitement des flux entrants et sortants, de régler facilement vos factures, optimiser votre chaîne de traitement et enfin réduire les risques de détournement de fonds. Elle permet également de pallier de nombreux autres problèmes tout en vous apportant des bénéfices qui ne peuvent être négligés. 

Avec le temps, la dématérialisation des factures a évolué, et des procédés innovants ont été mis sur pied, peu importe le volume de documents et de factures à traiter. Découvrez comment procéder à la dématérialisation de vos factures peu importe la taille de votre entreprise.

Dématérialiser vos factures avec un format PDF 

Le contrôle permanent et la gestion des documents aident à établir une piste d’audit fiable entre une facture et la prestation de services. Cette solution est avantageuse, car elle permet une mise en œuvre rapide. Pour pouvoir l’exécuter, il faudra installer une imprimante virtuelle sur votre logiciel de facturation. Ainsi, vous pourrez exporter en toute quiétude votre facture au format PDF. 

Pour plus de sécurité, vous pouvez déposer une signature électronique sur chacune d’entre elles ou mettre une empreinte numérique. C’est une prescription de l’article 289 V du Code général des impôts qui dit : les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique. Ceci, dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine.

Dématérialiser vos factures en EDI

Dans la nouvelle législation sur la dématérialisation de facture en France, la réglementation a également proposé la méthode EDI (échange de données informatisées). Celle-ci répond aux normes prévues par le code général des impôts. Grâce à ce logiciel spécialisé qui permet l’échange automatique de données entre deux ordinateurs, vous pouvez adresser ou recevoir une facture dématérialisée. Plusieurs dispositions viennent renforcer l’utilisation de la facture électronique. 

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L’ordonnance du 26 juin 2014 oblige les fournisseurs d’établissements publics ou des collectivités territoriales à recourir à la facturation électronique à travers le portail Chorus. Cette recommandation qui s’est étendue avec le temps concerne maintenant toutes les entreprises, peu importe leur taille. La notion de copie fiable en remplacement aux originaux vient s’inscrire dans cette avancée de dématérialisation des factures

L’administration fiscale émet cependant quelques précisions concernant cette donne. La facture dématérialisée doit garantir une reproduction identique à l’originale. Son archivage doit être documenté avec des contrôles internes afin de s’assurer de sa lisibilité durant la période de conservation fiscale et légale. Soit 6 ans et 10 ans, respectivement. La dématérialisation des factures en EDI présente un avantage considérable au niveau de la sécurisation et l’autonomisation qui réduisent la perte de temps et les coûts de gestion des factures.

Pourquoi dématérialiser ses factures ?

Il est important de savoir pourquoi une entreprise doit impérativement dématérialiser ses factures. Selon certaines études, les services comptables rencontrent très souvent des difficultés quant au traitement des factures, notamment la visibilité, la perte de documents, et bien d’autres problèmes liés à la facturation. Des coûts allant de 110 euros à 200 euros sont à débourser en cas de recherche et de reproduction de facture. Des sommes élevées pour une entreprise. 

La gestion des factures en support papier demande beaucoup de temps et de rigueur. Aujourd’hui, dématérialiser ses factures permet de raccourcir le chemin vers une PAF, ce qui garantit une conformité réglementaire des entreprises. L’objectif étant de faire bénéficier aux entreprises des avantages que peut apporter la digitalisation, ceci pour un meilleur traitement des données. Il faut noter que, pour profiter au maximum de cette solution qui permet d’automatiser le processus de saisie et de validation des factures, trois axes entrent en jeu. 

Vous devez privilégier une plateforme centralisée qui prend en compte de nombreux formats ainsi que divers modes de dépôt pour la collecte de tous vos documents. La solution choisie doit vous permettre de contrôler les mentions utiles de vos données, et de détecter les doublons en prenant en compte les numéros de factures. Elle doit mettre à votre portée des factures dans un format standardisé, ce qui vous fera gagner du temps. Elle doit également intégrer automatiquement l’ERP et les gérer directement sur la plateforme.

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Les avantages de la dématérialisation des factures

Il existe plusieurs avantages dont vous pouvez bénéficier en dématérialisant vos factures. Ces avantages peuvent porter sur la réduction du temps, l’atout sur la visibilité, la réduction du risque d’erreur dans le traitement des documents ou factures, et bien d’autres. Il est important pour votre entreprise de se tourner vers un système fiable et transparent, en l’occurrence un système de factures électroniques. Les avantages de la dématérialisation des factures sont entre autres :

  • La maîtrise du processus de gestion des factures : pour une entreprise, cela représente un grand atout. Grâce à la dématérialisation des factures, la gestion des factures et les dépenses sont placées sous contrôle. Elles deviennent rigoureuses et transparentes, ce qui limite le risque de fraude, litige, non-conformité ou encore les coûts intrinsèques.
  • L’autonomisation des tâches et des processus : cela impacte sur les performances et l’économie de votre société. Ceci, parce que les données clés figurant sont identifiées et injectées dans les outils de gestion. Il est alors possible pour vous d’associer dans une seule solution de dématérialisation de factures les différentes étapes du processus d’achat. Sans oublier l’expression du besoin initial au paiement du fournisseur. Vous verrez réduite de 2 à 5 fois la durée globale d’un cycle de traitement des factures et des coûts associés.
  • L’amélioration des conditions de travail et la réussite de votre entreprise : la dématérialisation des factures permet d’intégrer la liste des prérequis pour attirer de nouvelles personnes. Elle permet aussi de solidifier et de centraliser la base de données de votre structure, ce qui peut être consulté par votre équipe.
  • Améliorer la réputation et la fiabilité de votre entreprise : grâce à la dématérialisation de vos factures, vous pourrez améliorer la fiabilité de votre entreprise auprès de vos partenaires. Vous pourrez également vous démarquer de la concurrence. Des points importants lorsqu’il s’agit de positionner votre société et d’améliorer son image.

Un avantage à ne pas négliger est la réduction des risques dans le traitement des factures. Surtout lorsque vous travaillez de manière simultanée avec plusieurs fournisseurs. La dématérialisation des factures vous donne une vision claire de la trésorerie de votre structure, des dettes envers vos fournisseurs et de vos différentes dépenses. Pour finir, il faut souligner qu’elle contribue à l’élimination du papier et des désagréments qu’ils apportent. En Belgique par exemple, l’encodage comptable est reconnu comme un des vecteurs principaux de performance. Ce qui pousse à la disparition grandissante du papier.

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Conclusion

Toute entreprise qui se veut professionnelle et sérieuse doit avoir mis en place un système de factures électroniques. La dématérialisation des factures se fait en deux étapes, et selon votre entreprise, vous pourrez faire le choix qui vous convient. Toutefois, si votre entreprise produit un grand nombre de factures, il est avantageux pour vous d’investir dans un logiciel d’EDI. Ceci, afin d’automatiser son traitement, alléger et optimiser votre travail. Vous pouvez également régler les paramètres de votre logiciel de comptabilité pour exporter vos fichiers en PDF, et y ajouter une signature ou une empreinte pour plus de sécurité.