La digital workplace s’apparente à un bureau virtuel qui offre la possibilité aux collaborateurs d’assurer leurs fonctions de n’importe où. Grâce à cette solution pratique, les travailleurs peuvent en effet accéder à la totalité des outils utiles au quotidien, quel que soit leur emplacement. Il existe aujourd’hui de nombreux fournisseurs sur le marché qui proposent ce genre de solution. Pour les PME en particulier, la solution idéale doit comporter un certain nombre de fonctionnalités. Voici les solutions de Digital workplace pour une PME.
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Une Digital workplace intégrant une solution d’intranet
L’un des principaux objectifs de la digital workplace est de faciliter la communication au sein des équipes et de leur offrir de meilleures conditions de travail. Si vous choisissez, en tant que PME, d’adopter une digital workplace, assurez-vous de disposer d’une solution d’intranet pour connecter et engager les travailleurs.
Il s’agit d’une interface intuitive permettant aux employés d’avoir facilement accès aux informations nécessaires à la réalisation de leur tâche. L’outil est généralement accessible depuis un navigateur sur le poste de travail. Toutefois, assurez-vous que l’outil soit également accessible depuis un mobile comme la solution proposée par Powell Software. Ce type de programme facilite davantage l’accès aux informations pour les employés en déplacement ou en exerçant en télétravail. Rendez-vous sur ce site pour en savoir plus.
Une PME étant amenée à se développer, il convient de penser à une solution évolutive et surtout personnalisable. Veillez à ce que votre solution d’intranet permette une information efficace et offre une bonne expérience utilisateur. La solution doit être simple, inclusive et attrayante.
Une digital workplace embarquant un outil de collaboration amélioré
Les outils de collaboration améliorés permettent aux employés de collaborer de manière instantanée sur différents projets. Cela est possible notamment grâce aux espaces d’équipes (prêts à l’emploi) qu’ils proposent. Grâce à ces modèles prédéfinis, plusieurs équipes peuvent être formées pour gérer différentes tâches comme un appel d’offre par exemple. À noter qu’en fonction du fournisseur de digital workplace que vous avez choisi, l’outil de collaboration dont vous profitez peut posséder des fonctionnalités variables. Certains outils de collaboration permettent en effet une autorisation de certaines tâches comme la création d’équipes.
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Cette action peut être déclenchée via une application ou dès réception d’un e-mail. De plus, veillez à ce que l’interface du programme soit ergonomique et surtout facile d’utilisation. Il est crucial que vous ayez la possibilité de filtrer les recherches afin de faciliter la navigation.
Autres caractéristiques importantes que doit posséder une digital workplace
En plus d’une solution intranet et d’un outil de collaboration, veillez à ce que votre digital workplace possède certaines fonctionnalités indispensables. L’objectif étant de faciliter le contact entre l’ensemble des employés de la société, il est essentiel que vous disposiez d’un annuaire détaillé présentant chaque collaborateur de la structure. Des informations telles que le nom, prénom, numéro de téléphone, mail ou autres moyens de contact doivent apparaître. Le poste occupé par chaque employé, ses principales missions et ses compétences doivent également être visibles. Il sera ainsi plus simple d’identifier les collaborateurs compétents pour une tâche donnée. Les nouvelles recrues, quant à elles, sauront vers qui se tourner en cas de besoin.
De plus, la présence d’une barre de recherche est nécessaire pour simplifier les recherches sur la plateforme. Enfin, si le principe même du Digital workplace est de donner accès aux employés à toutes les informations dont ils ont besoin, gardez à l’esprit que certaines informations demeurent confidentielles. Par conséquent, l’accès à ces dernières doit être restreint aux collaborateurs accrédités. Pour cela, la plateforme doit offrir la possibilité de contrôler certains accès.