Les plus beaux évènements se déroulent généralement en plein air. Toutefois, lorsque vous en organisez pour votre entreprise et que, par mégarde, les affres de la météo s’y invitent, tout peut partir en vrille. Il est donc indispensable de toujours tenir compte des conditions météorologiques dans l’organisation de vos évènements les plus importants. Découvrez, à cet effet, les principaux éléments à prévoir quand le mauvais temps risque de déstabiliser le déroulement de votre programme.
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Apprêter des équipements de protection
Selon le mois dans lequel vous organisez votre évènement (team building, afterwork, etc.), le mauvais temps peut se présenter sous diverses formes. Il peut s’agir d’une journée d’orage, d’une pluie abondante ou d’averses, d’une tempête, de la neige ou même de la chaleur à l’extrême. Quoi qu’il en soit, si vous prenez connaissance des prévisions météorologiques et que vous estimez pouvoir les affronter, l’idéal serait de vous outiller pour l’occasion.
À ce propos, le parapluie résistant au vent peut être un réel allié en cas d’orage ou de pluie. Il peut protéger tous les invités qui s’y sont équipés, des déconvenues de ces temps défavorables. Vous pouvez également apprêter des ponchos, des serviettes ou des crèmes solaires en fonction des conditions météorologiques et de l’occasion.
Les tentes et les abris : le plan B idéal
Afin de garantir la réussite de votre évènement malgré les risques de mauvais temps, vous pouvez prévoir des abris. Si vous organisez un team building, par exemple, il se déroulera certainement en plein air. Toutefois, en vous informant à l’avance sur la météo du jour J, vous pourrez établir un plan B qui pourra contrer toute perturbation.
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Ainsi, les abris et tentes se présentent comme des alternatives de protection qui préserveront le déroulement de votre évènement en toutes circonstances. Vous n’aurez évidemment pas à les utiliser si la journée se passe sans accrocs. Aussi, pouvez-vous opter pour des abris pliables, faciles à installer et aussi à démonter dès qu’ils ne sont plus nécessaires.
Penser à la sécurité des invités
En cas d’intempéries, la sécurité des participants à l’évènement peut se voir menacée. Concrètement, face aux orages violents, aux tempêtes ou même aux canicules, il peut être difficile de poursuivre sa célébration tout en protégeant ses invités.
Sur ce, le premier recours, lorsque vous vous attendez à des conditions de météo extrêmes, est l’annulation de votre événement. En outre, pour des circonstances moins dangereuses, prenez tout de même les mesures nécessaires pour garantir la sécurité de tous les invités.
Prévoir du personnel supplémentaire
Lorsque le mauvais temps s’invite à un évènement professionnel ou à une fête, il peut devenir très compliqué de maîtriser le public. Entre la panique qui s’installe et le désordre qui s’ensuit, il est toujours plus avisé d’avoir un nombre de personnels suffisant pour garder le contrôle.
En prévoyant de l’assistance supplémentaire pour votre évènement, la communication avec les invités sera plus fluide en cas de perturbations dues à la météo. Cette main-d’œuvre additionnelle peut aussi vous aider à installer les abris et tentes dans les meilleurs délais. Enfin, il s’agit d’une précaution qui vous aide à maintenir l’ordre et à garantir la sécurité de chaque participant à la rencontre organisée.
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