Les meilleurs outils pour améliorer la communication interne

Comme dans de nombreux domaines de la vie, une bonne communication interne est cruciale pour réussir en affaires. La communication interne garantira que tous les collaborateurs sont sur la même longueur d’onde et travaillent comme une unité cohésive. Elle est également utile pour créer un environnement de travail positif et entretenir le moral des membres d’une équipe.

Une bonne communication interne est vitale. Comment alors améliorer la communication sur le lieu de travail ? C’est un domaine avec lequel de nombreux chefs d’entreprise ont des difficultés. Heureusement, il existe quelques mesures simples qui peuvent avoir un impact énorme sur le succès de l’entreprise et le moral du personnel. Voyons quels sont les meilleurs outils pour améliorer la communication interne.

Misez sur des logiciels et des technologies de communication performants

En plus de la communication en face à face, vous devrez également envisager des moyens d’améliorer la communication numérique. Cela est d’autant plus nécessaire à une époque où de nombreuses entreprises ont du personnel travaillant à distance. Les logiciels et les applications web font partie des solutions et des outils de communication interne performants que vous pouvez mettre en place avec l’aide d’une agence digitale.

Avoir des systèmes logiciels proposés par les meilleurs développeurs de logiciel rendra la communication numérique interne rapide, facile et efficace. Cela peut impliquer le développement d’un système intranet que l’on utilisera pour :

  • échanger entre les collaborateurs,
  • intégrer de nouveaux employés,
  • améliorer le flux de travail numérique.

Encouragez les échanges d’information entre collaborateurs

L’une des erreurs courantes de communication interne est de fournir un flux d’informations à sens unique. Les dirigeants transmettent des informations organisationnelles. Ils s’attendent à ce qu’elles soient lues et comprises et en restent là. Ce que vous devez pourtant offrir, c’est un dialogue bidirectionnel, essentiel entre les dirigeants et les employés.

Pour stimuler l’engagement, vous devez offrir au personnel la possibilité de donner son avis et de discuter. Encouragez le personnel à s’impliquer en enrichissant vos informations avec des mises à jour en temps réel et des publications cliquables. Encouragez la participation en invitant aux réponses et en ouvrant de nouvelles opportunités d’interaction. Cette étape (simple, mais vitale) constitue l’un des principaux moyens d’améliorer la communication interne.

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Communiquez sur des objectifs et des échéanciers réalistes

Votre nouvelle stratégie de communication interne ne transformera pas les expériences des employés du jour au lendemain. Ces démarches prennent du temps. Il est donc important de garder vos objectifs réalistes.

Lorsque vous mettez en place vos objectifs, essayez de vous assurer qu’ils suivent la logique S.M.A.R.T :

  • spécifique : définissez ce que vous voulez accomplir en termes clairs et simples pour que toute votre équipe puisse comprendre,
  • mesurable : créez des jalons et des objectifs qui peuvent vous aider à voir vos progrès vers chaque aspect de votre objectif,
  • atteignable : il faut avoir de grandes ambitions, mais vous devez proposer des objectifs gérables et
  • réalistes : vous devrez créer des objectifs liés au développement de votre équipe et connectés de manière transparente à votre modèle commercial,
  • temporel : créez un calendrier spécifique pour atteindre vos objectifs, afin de maintenir la responsabilité et de pouvoir réfléchir à votre performance.

Partagez le contenu le plus adapté pour vos employés

Tout le monde absorbe le contenu de différentes manières. Certaines personnes aiment lire, d’autres écouter ou regarder. Le contenu visuel pourrait faire appel à certains groupes, tandis que d’autres préfèrent des courriels formels et des annonces écrites. La meilleure stratégie commune interne fournira un bon mélange de contenus, partagés en utilisant différents canaux.

Les communications internes avaient l’habitude d’envoyer des emails de masse à tous les employés. Ils étaient longs et sans inspiration. Perdues dans les boîtes mail encombrées, les informations étaient certes envoyées, mais pas toujours reçues. Pour la génération d’employés actuelle, il est nécessaire de fournir de l’information qui soit digeste.

Le type de contenu partagé dépend souvent des canaux utilisés. Certaines plateformes, comme l’intranet, supportent les annonces écrites, ainsi que des contenus visuels (notamment des infographies et des affiches).

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Menez vos collaborateurs par l’exemple

Les dirigeants et leur équipe de direction ont un rôle important à jouer dans la communication interne. Ils sont responsables de la définition du ton de l’organisation. Ceci est particulièrement crucial dans les périodes conflictuelles, lorsque le personnel cherche une réassurance.

Les dirigeants doivent également définir un exemple pour les meilleures pratiques de communication interne. Les informations doivent être partagées, les dialogues à double sens doivent être ouverts entre les équipes et les individus, et des commentaires réguliers doivent être fournis.

Si vous voulez que vos employés communiquent efficacement, assurez-vous que vos dirigeants le fassent aussi. Lorsque vous voulez savoir comment améliorer les échanges internes, l’une des meilleures choses que vous puissiez faire est de montrer l’exemple.

Écoutez et prenez en compte les suggestions du personnel

Vous avez configuré vos sondages, rassemblé des opinions et facilité les discussions. Mais lorsque vous cherchez à améliorer la communication interne, vous ne pouvez pas vous arrêter là. Vous devez écouter ce qui a été dit et agir en fonction des résultats.

Lorsque des initiatives et des suggestions du personnel sont suivies et influencent la politique de la société, vous devez prendre cela en compte. Cela favorisera l’émergence d’innovations et permettra une amélioration continue des services. De plus, cela encourage les employés à continuer à contribuer au succès global de votre entreprise.

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Évaluez vos progrès et optimisez votre stratégie de communication

Vos indicateurs de performance clés ne doivent pas être utilisés uniquement pour suivre les progrès. Apprenez d’eux et optimisez continuellement ce que vous faites, pour obtenir les meilleurs résultats possibles. Réalisez des évaluations trimestrielles ou même mensuelles de votre stratégie de communication et développez-les dans votre flux de travail.

L’envoi d’enquêtes de routine peut vous aider à connaître la façon dont les employés perçoivent votre contenu de communication et votre cadence. Assurez-vous de laisser quelques questions avec des commentaires ouverts. Ils auront donc la possibilité de partager franchement leurs pensées.

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Voici quelques idées de questions que vous pouvez poser :

  • Comment pensez-vous que nous communiquons en interne ?
  • Est-ce que nous faisons tout ce que nous pouvons pour garder la vision de notre entreprise transparente ?
  • Quels revers vous limitent pour travailler avec d’autres personnes sur des projets ?
  • Croyez-vous que nous pourrions améliorer notre communication entre les départements ?
  • Quels obstacles vous empêchent de communiquer en interne chaque jour ?
  • Que pouvons-nous améliorer le plus dans la communication de l’entreprise ?

Lorsque vous réévaluez continuellement votre stratégie de communication interne, montrez aux employés que vous écoutez. Partagez ce que vous avez appris et expliquez ce que vous envisagez d’ajuster dans votre stratégie pour promouvoir la transparence et la confiance.