Comment gérer votre budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel est une étape cruciale et indispensable pour le développement d’une entreprise. L’établissement ce tableau financier détaillant toutes les dépenses et les recettes en lien avec un projet, est une étape qui est trop souvent négligée par les entreprises. Comment établir et gérer un budget prévisionnel ?

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?

Les termes « budget prévisionnel » sont couramment utilisés dans le monde de l’entrepreneuriat, mais que signifient-ils réellement ? Il s’agit d’un tableau financier qui regroupe l’ensemble des charges et des recettes liées à un projet établi. En général, il détaille les recettes et les dépenses sur une période d’un an (année en cours ou à venir).

Si vous voulez avoir des informations supplémentaires sur le budget prévisionnel, vous pouvez aller sur fiduciaire-yadan.fr où le déroulement du processus d’établissement du budget prévisionnel est bien expliqué.

Dans la pratique, nombreuses sont les entreprises qui négligent l’étape de l’établissement du budget prévisionnel. Il y a également une confusion faite entre budget prévisionnel et business plan, or, ce sont deux processus bien distincts.

En effet, le budget est une prévision financière qui couvre une année d’exercice. Mais le business plan, c’est un document qui porte sur l’analyse du marché et qui établit la stratégie d’entreprise. Avoir achevé un business plan ne signifie donc pas avoir établi un budget prévisionnel.

En principe, le budget prévisionnel doit contenir 4 points essentiels, à savoir :

• un compte de résultat qui détaille votre activité sur une année ou un exercice,
• un bilan qui va retracer le patrimoine de l’entreprise sur une période donnée,
• un tableau de trésorerie qui définit tous les encaissements et décaissements prévus pour calculer le solde de trésorerie,
• un plan de financement détaillant les besoins de l’entreprise en matière financière ainsi que les ressources durables dont elle dispose.

Grâce à ces différents points, le budget prévisionnel est un document qui permet de valider la viabilité et la rentabilité de l’entreprise ou d’un projet en particulier. Au final, le budget prévisionnel est un composant essentiel du business plan.

Vous aimerez aussi : Comment bien gérer la trésorerie d’une association ?

Sollicitez vos collaborateurs dans l’élaboration du budget prévisionnel

En tant que dirigeant d’entreprise et/ou gestionnaire de projet, vous êtes le premier acteur concerné par l’établissement et la gestion du budget prévisionnel. Toutefois, notez que pour assurer la réussite de votre projet, il est nécessaire d’impliquer l’ensemble des collaborateurs. Même si c’est un document qui recense les dépenses et les recettes, il ne doit en aucun cas être délégué au seul comptable.

En impliquant les autres responsables dans l’établissement de ce document essentiel, vous aurez l’assurance d’avoir tous les détails nécessaires, notamment en ce qui concerne les prévisions comptables. Ensemble, vous allez pouvoir détailler les postes de dépenses ainsi que les besoins des différents acteurs et départements de l’entreprise.

En donnant une dimension collaborative à la gestion du budget prévisionnel, vous allez pouvoir fusionner toutes les connaissances pratiques des membres de votre équipe.

Le service comptable est le plus souvent écarté des processus liés à la gestion de l’entreprise. Pour une gestion optimale du budget en entreprise, il faut susciter la participation du service comptable. En effet, son intervention va donner à votre budget plus de pertinence.

Le découpage du budget prévisionnel

En principe, le budget prévisionnel est établi pour une année entière. Toutefois, pour une meilleure gestion du budget, vous pouvez le découper en plusieurs parties. Concrètement, cela veut dire qu’au lieu d’établir un budget sur une année ou sur toute la période correspondant à la durée de vie du projet, vous pouvez établir un budget prévisionnel pour une période plus courte, sur un mois par exemple.

En procédant de cette façon, vous allez avoir un document beaucoup moins conséquent, facile à déchiffrer et à exploiter. Vous allez également avoir beaucoup plus de facilité d’adaptation en cas de problèmes. En effet, il arrive couramment que des contraintes soient rencontrées en cours d’exercice comptable, pour ne citer que les contretemps sur la réalisation des tâches.

Vous aimerez aussi : Cadeaux d’entreprise : la question du budget

Par ailleurs, vous pouvez aussi découper le budget suivant les grandes étapes du projet, ou encore les différents postes de dépenses. Cela vous permettra d’avoir une vue d’ensemble tout en identifiant plus facilement les postes déficitaires et bénéficiaires.

Le budget prévisionnel, un outil efficace de suivi budgétaire

En tant qu’outil de suivi budgétaire, le budget prévisionnel doit être établi avant le début de l’exercice suivant. C’est un point essentiel qu’il faut considérer, d’autant plus que la mise en place de cet outil budgétaire peut être chronophage. Il faut ainsi prendre tout le temps nécessaire pour l’établir et le préparer afin qu’il soit prêt avant l’exercice suivant. S’il n’est pas établi à temps, il va perdre tout son intérêt, étant donné qu’il s’agit d’un document à caractère prévisionnel.

Pour bien gérer votre budget prévisionnel, il faut éviter d’attendre au dernier moment pour l’établir. Vous devez vous y prendre des semaines, voire des mois à l’avance, à condition d’avoir toutes les données en main pour l’établissement du budget.

Attention toutefois, car établir le budget prévisionnel trop tôt n’est certainement pas recommandé. Cela peut affecter la clarté et la précision de votre budget. En effet, vous devez vous assurer que les données et les informations retenues sont claires et réalistes.

Utilisez un outil dédié à la gestion du budget prévisionnel

Différents outils sont maintenant proposés pour aider les dirigeants d’entreprise dans la réalisation et la gestion du budget prévisionnel. Pour les entreprises, adopter un logiciel de gestion de projet permet de rendre la gestion plus fluide et sécurisée.

Il est maintenant très facile de trouver un logiciel dédié qui intervient à toutes les étapes clés du budget prévisionnel. Parmi les différentes fonctionnalités d’un tel outil, il y a :

Vous aimerez aussi : Quelques conseils pour bien gérer son entreprise

• la comparaison des prévisions aux situations réelles,
• le suivi du budget en temps réel,
• la création d’une interdépendance budgétaire entre plusieurs projets parallèles,
• la modification des tâches,
• le suivi et la modification des contenus suivant l’évolution du budget, etc.

Grâce à un tel outil, vous allez avoir tout ce qu’il faut pour exploiter le budget prévisionnel de manière optimale. En général, ces logiciels vous permettent d’organiser l’accès au document prévisionnel, de définir qui peut y apporter des modifications, etc.

Comment mettre à jour votre budget prévisionnel ?

Quand votre budget prévisionnel est établi, il faut penser à le mettre à jour dès que c’est nécessaire.

Selon la nature du projet, la mise à jour peut se faire toutes les semaines ou tous les mois. Certaines entreprises préfèrent toutefois faire une mise à jour plus espacée, à savoir, tous les trimestres.

Quelle que soit sa fréquence, elle a pour principal rôle de comparer les prévisions au réel. En les confrontant, vous allez pouvoir déterminer si vos objectifs ont été atteints, s’il y a des choses à rectifier, etc.

Nos conseils pour un suivi de budget prévisionnel optimal

Pour un suivi optimal du budget prévisionnel, voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez appliquer.

D’abord, pensez à adapter la fréquence des analyses du budget à la nature de l’activité (avec les risques et les contraintes qu’elle implique). Si besoin, n’hésitez pas à augmenter la fréquence du suivi pour rentabiliser au mieux votre budget prévisionnel.

Ensuite, prenez l’habitude d’échanger régulièrement avec vos différents partenaires financiers sur la base de votre budget prévisionnel.