Idées principales | Détails |
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Importance des frais de déplacement | Gérer les coûts importants des entreprises. Méthodologie précise nécessaire. |
Composantes des frais de déplacement | Indemnités kilométriques, billets de transport, taxi, stationnement, carburant. |
Méthodes de facturation | Facturation au réel ou au forfait. Inclure les montants dans les CGV. |
Rôle des justificatifs | Conserver les justificatifs tels que restaurants, hôtels, péages. |
La facturation des frais de déplacement au client est une pratique pouvant se révéler indispensable pour gérer les coûts importants des entreprises. Toutefois, elle nécessite une méthodologie précise afin d’être bien comprise et acceptée par vos clients. Martin, expert en business, sait qu’une gestion optimale des frais de déplacement peut faire la différence dans une comptabilité d’entreprise.
Contents
Que comprennent les frais de déplacement ?
Les frais de déplacement englobent diverses dépenses engagées pendant les missions professionnelles. Voici une liste non exhaustive :
- Indemnités kilométriques
- Billets de train ou d’avion
- Taxi
- Parking et péage
- Carburant
- Frais d’hébergement et de restauration
Pour être refacturés, ces frais doivent répondre à plusieurs critères spécifiques :
- Être des dépenses professionnelles
- Avoir été effectués pendant les heures de travail
- Être justifiés par un reçu
Comment facturer les frais de déplacement à ses clients ?
Deux méthodes principales peuvent être utilisées pour facturer les frais de déplacement :
La facturation au réel
La facturation au réel se base sur un barème édité par l’administration fiscale chaque année et permet de détailler précisément chaque dépense. Ce barème couvre les indemnités kilométriques qui comprennent :
- Le carburant
- L’usage du véhicule (entretien, réparation)
- Les frais d’assurance
- L’usure du véhicule
Le calcul des indemnités dépend de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule. Cette méthode, bien que précise, peut être chronophage. Utiliser une solution de notes de frais connectée à Google Maps peut simplifier le processus.
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La facturation au forfait
La facturation au forfait consiste à définir un montant fixe pour couvrir les déplacements. Le tarif peut être :
- Fixé indépendamment de la distance
- Calculé par tranches de trajets
Ce montant doit figurer dans les conditions générales de vente (CGV) et offre une gestion simplifiée mais moins précise par rapport à la facturation au réel.
Justificatifs et gestion comptable
Martin recommande de toujours conserver les justificatifs de frais tels que les :
- Restaurants
- Hôtels
- Péages
Certaines solutions permettent de scanner et éditer des notes de frais facilement, ce qui simplifie la gestion comptable. Voici un tableau présentant des solutions populaires :
Solution | Fonctionnalité principale |
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N2F | Connectée à Google Maps pour le calcul des frais |
Mooncard | Module de refacturation des notes de frais |
Henrri logiciel de facturation est un outil pertinent pour optimiser cette étape.
La tva sur les refacturations de frais de déplacement
L’intégration de la TVA est un point crucial à considérer. Elle est applicable uniquement si :
- La facturation se fait au réel
- L’entreprise est assujettie à la TVA
Pour les auto-entrepreneurs, bien que la facturation des frais soit possible, ils ne peuvent pas déduire ces frais de leur chiffre d’affaires déclaré à l’URSSAF. Ils doivent également tenir compte des cotisations sociales (minimum 22%). La refacturation au débours, où les dépenses sont effectuées au nom du client et remboursées à l’euro près sans marge, n’est pas soumise à la TVA.
Voici un exemple d’amortissement des frais en auto-entreprise :
Frais | Amortissement |
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Indemnités kilométriques | Non déductibles |
Autres frais (parking, etc.) | Non déductibles |
Pour en savoir davantage, consultez cet article sur la gestion comptable dédiée.
La gestion des frais de déplacement professionnels dans la comptabilité de l’entreprise
La gestion des frais de déplacement nécessite une politique uniforme et cohérente. Voici quelques points essentiels à suivre :
- Politique de frais uniforme pour tous les clients
- Indication des frais de déplacement sur le devis sous une ligne “déplacement professionnel”
- Utilisation de comptes distincts pour la refacturation en comptabilité
- Informer les clients au préalable et obtenir un avenant en cas de dépassement des frais évalués
La différence entre une facture classique et une note de débours est également importante à comprendre. Une note de débours concerne des dépenses effectuées au nom du client, remboursées à l’euro près sans intégrer de marge et permettant au client de récupérer la TVA. Pour la facturation des frais, aucune marge ne doit être intégrée, car elle serait soumise à l’impôt sur le bénéfice.
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En suivant ces conseils, la facturation des frais de déplacement au client peut augmenter la transparence avec les clients tout en maîtrisant les coûts. Martin, spécialisé dans les entreprises, connaît l’importance de ce processus pour une comptabilité bien tenue.